UPDATEBALI.com, GIANYAR – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gianyar melaksanakan pemusnahan sebanyak 7.673 lembar atau 45 box arsip yang telah kehilangan nilai guna atau inaktif. Kegiatan ini berlangsung di halaman kantor setempat sesuai dengan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Pemusnahan ini juga mendapat persetujuan dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor B-KN.00.01/213/2023.
Pemusnahan arsip ini merupakan langkah yang diambil dalam rangka mengurangi volume arsip dan meningkatkan efektivitas serta efisiensi dalam penyelenggaraan kearsipan. I Gede Suardana Putra, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gianyar, menjelaskan bahwa pemusnahan arsip dilakukan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang telah ditetapkan. Hal ini bertujuan untuk menghemat ruang penyimpanan, biaya, dan waktu.
Pemusnahan ini berfokus pada arsip-arsip yang telah melewati batas waktu penyimpanan dan tidak lagi memiliki nilai guna. Gede Suardana Putra menyatakan, “Sesuai surat persetujuan dari ANRI dengan nomor B-KN.00.01/213/2023 tertanggal 14 September 2023, kami telah mendapatkan izin untuk melakukan pemusnahan arsip sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku.”
Pemusnahan arsip merupakan salah satu tahap penting dalam proses pengarsipan yang melibatkan penciptaan, pengolahan, dan penyusutan. Tahap pemusnahan ini berjalan setelah tahap penyusutan, dan melibatkan proses pengecekan serta penelitian terhadap arsip yang akan dimusnahkan.
Arsip yang masih memiliki nilai guna atau bersifat permanen, seperti surat perjanjian atau akta pendirian lembaga, tidak dapat dimusnahkan karena akan menjadi bukti suatu klausul yang penting.
Gede Suardana juga mengajak Unit Kearsipan di berbagai Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Kabupaten Gianyar untuk melakukan pemusnahan arsip inaktif yang ada di unit mereka masing-masing, guna menjadikan pengelolaan dan penataan arsip di Kabupaten Gianyar semakin akuntabel.
Dalam proses pemusnahan arsip ini, terdapat saksi dari Bagian Hukum Setda Kabupaten Gianyar dan unsur dari Inspektorat Gianyar yang turut mengawasi. Sebanyak 7.673 lembar atau 45 box arsip dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gianyar periode tahun 2002-2010 telah dimusnahkan dalam kegiatan tersebut.
“Pada hari ini kita akan memusnahkan sebanyak 7.600an arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, termasuk arsip yang inaktif,” kata Ida Bagus Gede Putu Mayun, Kepala Bidang Pembinaan dan Pengelolaan Arsip Dispusar Gianyar.(per/ub)
